报告是供他人阅读的正式文件。报告的内容要正确，结构要合理并要得出确定的结论。如果有人要求你写报告，要保证完稿后的报告满足他提出的所有要求。

小提示72： 毫不犹豫地删减报告中多余的内容。

小提示73： 根据你对读者的了解，对报告进行加工以适合读者口味。

 

如果你想汇报自己参加的某项活动，应核查每个细节以确保报告的内容准确无误。如果有人要你写关于某一方面，比如说开拓市场的报告，应把需要了解的内容光焕发写出成一系列要点，然后记下你所参考消息的材料，并使它们与要点相匹配，要确保所有要点都已讲到。定稿前，保证你所参考的材料至少得到一个可靠权威的证实。

要与不要

 

开头几段应阐明写报告的目的并概括主要观点。在报告的主体部分，用论据论证调查结果，论证要按逻辑顺序展开，各段落用数字标明。标题、副标题和实心黑点可以帮助你有效地组织报告，并可引导读者注意重要事实。下划线和黑体字可以用来表示强调。在报告末尾，可以简要地提出行动建议。

小提示74： 抓住机会亲自向听众讲解报告。

 

报告并非文学作品，然而，好报告却遵循着文学作品的写作规范。撰写时应注意避免歧义，如果你对结论不十分肯定，应讲明存在着其他可能性，并鼓励读者自己作判断。尽量多用短句。最重要的是要从读者的角度出发考虑问题，想一想他们是否能够理解你的意思？如有可能，分发报告前请一位朋友或同事审阅。

 

小提示75： 不要妄下断言。

 

如果能做到简洁，你的报告将清晰易懂。尽量用最少的字表达最多内涵。尽量用简单的句子代替复杂的长句。在报告的主要结论上多下功夫。报告的每一部分前可以写一段简短的摘要。写完后通读报告，尽可能多作删减，这有助于提高文章的含金量。

 

准备口头讲解报告时，问一问自己，这两点哪一点更重要：引发听众讨论还是对听众施以影响？如果你要在会上提出一个观点，应当场把报告分发给听众，如果有条件，可使用视听设备进行总结。而当你站在中立的立场上，例如要讨论可行性研究报告，应该提前分发材料。在这种情况下，开会前你一定要做好充分准备，以便解答听众提出的问题并处理反对意见。

 

用先进的视听设备与卓越的演说技巧演示与解说你得出的结论，可以增强大家对会上分发的报告的印象。视觉形象可使听众迅速接受报告内容。