（二） 优化卷烟销售工作流程
1、购进方式
（1）统一组织货源。销售公司负责所有卷烟的统一购进业务，在积极组织适销对路货源的同时，及时主动与分局沟通。
（2）做好购进计划。每月25日对月销售情况进行分析，做到以销定购。以此为依据在月底前制定下月的购进计划。省内烟保证正常销售的5天供应量；一、二类烟保证4天的供应量；省外烟应根据市场动态，并考虑运输及路途等因素影响做出分析，及时与厂家沟通，得到我方应允后方可送货。
2、营销理念
以市场为导向，以价格为杠杆，以品牌求效益，努力使工业企业、零售户和消费者满意。
（1）改进调拨方式。第一，提高货源信息和卷烟分配的透明度。公开全部货源的品牌和数量，把卷烟分成紧俏品牌、重点品牌等类别，每季度或半年依据各分局需求进行分配，使卷烟销售贴近市场。第二，采取小批量多批次的方法，使货源投放均衡。销售公司根据每批到货卷烟的品种、数量，分批次调拨到各分局（虚拟库存），保证各分局至少3—5天的销售需求。根据销售公司的分配计划和调拨单，由配送中心安排发货，并直接对货点适时补货。
（2）适时监控销售动态。以分局为单位分片管理，实行宏观调控。各个片区由专人负责货源分配、调配和监控工作，并及时汇报工作进程，提出处理意见。
（3）分解控库指标，进行卷烟调剂。根据市场需求变化，依据各分局库存结构，适时进行调剂，保持合理库存。将库存指标分解成三个组成部分：省外烟、省内烟和市产烟，分别占控库指标的40%、35%和25%，由具体人员分别负责控制和执行。库存结构的调整做到及时、有效，如某分局的销售出现货源短缺，而别的分局却有大量库存，并且在三至五个工作日内仍不能按进度销售，则把这些产品调整到适销的分局。每月5日前公布上月卷烟调剂情况。
3、市场信息
（1）设立信息采集点。收集市场走势、价格、新品牌销售情况等，每周四提交市场分析报告。
（2）定期召开定价会。每月第一个星期二召开定价会，会前做好准备，会中做好记录，会后做好价格表，及时下发各分局执行。对各分局上报的罚没烟、残次烟销售价格进行认定审核、价格输入、发送等工作，向专卖办反映罚没烟的市场行情信息。
（3）规范新品牌推广工作。厂家进行促销活动须经销售公司统筹策划，制定具体工作方案和奖励办法，及时跟踪促销情况，定期分析，并写出工作报告。
（三）零售客户管理办法
1、通过对零售户的摸底及市场巡查，建立零售户经营档案。
（1）由访销经理部和专卖管理所分别为每个持证零售户建立经营档案，内容包括经营场所照片、经营地址、经营规范、IC卡号、兼营情况、进货频率、进货量、违规记录等。
（2）管理所将无证经营户登记造册，观察经营活动，定期评议，择优纳入网络管理。
2、零售户客户分类。根据零售客户的业态和经营情况，考察零售客户的贡献度和忠诚度，即以零售客户经营性质、平均每月购进量进行分类，将零售户分为特殊客户、重点客户和普通客户。
（1）特殊客户：卷烟月购进量在50件（含50件）以上，经营设施完善、信誉度高、经营规范的卷烟专营店、大型商场、超市、连锁店。
（2）重点客户；卷烟月购进量在30件（含30件）以上的个体商户、小型商场、酒楼等。
（3）普通客户：卷烟月购进量30件以下的客户。
3、实施个性化服务和管理。各分局根据客户情况确定合理的货源分配比例，货源比例原则上每月调整一次，并将供应特殊客户的货源比例上报公司。
（1）供货和访销频率规定
①特殊客户。由分局综合办公室专人负责，做好货源安排计划，确定合理的货源分配比例，尽量满足这些客户对品牌、数量的需求，特别是在一些紧俏类卷烟供应上予以优先考虑。每周访销1次，可以通过电话或传真形式访销，并及时补货。
②重点客户。考虑到这部分客户的实际销售能力和影响力，由访销经理部访销员每周上门访销2次，尽量保证货源的供应并视具体销售情况，每周可补货1次。
③普通客户。每周访销不少于2次，供需均衡供应。对月进货量少于20条的客户，每次进货不应少于3条，否则视为访销不成功。
（2）管理办法
①特殊客户类，必须指定专人负责管理。每月对其销量进行汇总和分析，及时掌握经营动态，将有关信息反馈给分局专卖办，并实施有效管理。全部实行电子结算。
②重点客户类，必须区分A、B、C三种类别，分别建立档案，实施有效的访销、稽查服务。对严重违法行为及责任人，则依据烟草专卖法律法规进行查处。全部实行电子结算。
③对连续一个月不进货的客户视其具体情况，如无经营条件或有违法行为，则取消其零售许可证。
4、成立零售户联谊会，加强与零售户的沟通。定期召开联谊会，通过组织零售户参观烟厂、旅游、茶话会等形式联络与零售户的感情。
（四）提高访销工作质量
1、 岗位职责
（1）访销经理部经理的职责
A、 负责访销经理部的日常工作。
B、 落实访销“五定”工作，制定访销工作计划和访销工作程序，指导、监督、考核访销员的工作。
C、 合理分配销售任务，做好卷烟销售计划，了解辖区内每条路段卷烟消费的情况，并制定对策。
D、 及时了解、掌握卷烟市场信息，汇总、反馈给综合办公室。
E、 检查访销员工作记录表、台帐
F、 负责对访销的教育、培训及管理工作。
G、 定期与专卖管理所交流信息，做好专销结合工作。
H、 负责部门安全保卫工作。
（2）访销员职责
A、按照“五定”的工作要求，走访、了解客户的销售情况，库存状态和需求，每周不少于二次。
B、 利用POS机给零售户下卷烟订购单。
C、 时向零售户传达有关经营规定、价格调整、卷烟市场变化等信息。
D、 推介名优品牌卷烟、新品牌卷烟，确保上架率。
及时向经理反馈市场变化、零售户销售及违规情况。
E、 监督稽查员、送货员工作是否到位。
F、 规范填写工作记录表并装订成册，定期做好书面分析，建立客户台帐。
2、 工作要求
（1） 访销经理部经理
A、 征求访销员意见，制订合理的访销路线，核定每条访销线路的零售户数量、销量、结构。
B、细分货源。根据每个访销员管辖零售户的数量和实际销售能力，将任务分解到每个访销员。综合平衡访销员的访销余量，由目前的每天进行一次改为一周或两周进行一次。以利于紧俏类货源的均衡投放，并带动其他新牌号和滞销卷烟的销售。
C、建立走访客户制度。每月抽查不少于辖区总户数的10%，确定重点走访对象，在监督访销员工作是否到位的同时，重点掌握此类客户的经营状况、进货渠道等，分析访销不成功的原因，提出有效的解决办法。
D、认真查看访销员文书作业及专卖管理所反馈的信息，检查工作质量，实行“痕迹”管理。
E、汇总、分析客户每月购进量和订货频率，对购进量或订货频率排前20名及后20名的客户进行分析，并把有关信息反馈给专卖管理所。
F、做好分析报告。重点分析总结卷烟价格、市场供求和品牌走势等情况。每周小结，每月总结，并向分局报告。
G、讲评一周工作情况。对访销员每周完成任务情通报，分析市场动态，介绍名优新品牌，总结访销工作质量，评价服务态度，落实专销结合工作，提出合理化建议等，做好会议记录。
H、每月考核访销员工作质量，公布工作业绩，并实行末位淘汰制度。减员后，重新分配访销任务，每人平均负责的客户由原来的80—100户逐步调整到100—120户。
（2）访销员
A、全面访销。IC卡必须发放给客户，访销员按规定的路线、时间，使用POS机对客户实现百分之百的访销，把辖区内所有持证零售户纳入网内。使用IC后，不允许通过手工输入客户编码的方法实施销售。
B、分析访销不成功的原因。每日对访销不成功的情况做好记录并进行分析，将未定货的客户列为工作重点，加强管理和服务，对有严重违规行为的客户及时反馈给对应的稽查员和访销经理部经理。访销成功率作为访销员的考核依据，达到70%以上为合格。
C、做好客户进货情况分析。掌握辖区内每个零售户基本情况，核定其进货量、并与当月实际购进量作对比分析。对购进量每月超过30件、订货频率少于4次或多于12次的客户要做好记录，并分析其经营情况。
（五）提高专卖管理工作质量，提高信息化建设水平
1、岗位职责
（1） 专卖管理所所长职责
A、 负责规范管理所的日常工作，督促稽查员依法行政，文明执法，考核稽查员工作质量。
B、 负责对辖区卷烟市场的监管。
C、 组织稽查员对摆卖“假、私、非”卷烟行为进行查扣。
D、 负责保证管辖区域持证入网率、市场净化率达标。
E、 负责保证管辖区卷烟市场的信息提供和情况汇报工作。
F、 督促稽查员建立户籍管理档案，实行户籍化管理。
G、 定期与访销经理部交流工作情况，做好专销结合工作。
（2）稽查员职责
A、向卷烟经营户宣传烟草法律法规，提高卷烟经营户守法经营自觉性。
B、负责辖区卷烟市场监管工作，对卷烟经营户建立户籍管理档案，实行户籍化管理。
B、 管理的区域持证入网率、市场净化率达标。
C、 监督访销员、送货员工作是否到位。
2、 户籍化管理
一是要树立管理与服务并重的意识。
二是将查扣一般案件的权限下放到专卖管理所。对违法经营行为，应组织查扣并及时上报分局稽查大队处理。
三是对经营户实行分类、动态管理，建立卷烟零售户的户籍档案，按照A、B、C分类管理原则，记录每月市场检查及经营情况，予以调整类别（三个月调整一次）。加强动态、长效管理，同时对无证经营户登记造册，并观察其经营活动，且商请工商行政管理部门查处或取缔。
3、 加强专销结合
“三员”在工作中发现问题应及时将信息反馈，接收信息的部门负责落实问题的查处和解决，填写互控信息反馈表。
4、 完善信息系统，提高管理水平
（1）调整客户货源分配计算方法。系统根据零售客户的历史销售数据和专卖数据，确定零售客户的类型，并自动计算出相应的货源分配比例。
（2）完善专卖系统。包括专卖证件管理、稽查、案件处理、POS机数据采集、数据统计等子系统。实现专卖系统、销售系统的数据共享和访销员、稽查员的互控功能。
（3）建立配送中心计算机管理系统。实现仓库业务、配送、运输等各项业务的计算机管理，从而提高工作质量和效率。
（4）建立货源调剂系统。利用网络技术，实现各网点在网上进行货源申请，销售公司根据实际货源情况确定网上调剂指令，提高商品调剂的效率，加快商品流转速度。
（5）调整信息处理的流程，实现业务数据的集中处理，同时完善、加强数据处理中心的建设，保证数据处理的效率能够满足各部门的工作需要。
（六）统一形象，健全制度
在原有硬件建设的基础上，进一步规范访销经理部、专卖管理所及配送中心（分货点）的形象，统一上墙图表、制度、职责的内容，公开“三员”工作业绩，健全规章制度，加强网络管理。
1、 访销经理部、专卖管理所
（1）上墙图表：人员岗位一览表；卷烟销售网络图；访销、稽查路线图；访销员业绩进度表；（访销成功率、电子结算率、工效挂钩考核分值）；稽查员业绩进度表（持证率、市场净化率、案件处理及时率、工效挂钩考核分值）。
（2）制度、职责：访销工作制度；专卖管理工作制度；访销经理部经理职责；访销员职责；专卖管理所所长职责；稽查员职责。
2、 分货点
（1）上墙图表：岗位人员一览表；送货路线图；送货员业绩进度表（送货量、送货成功率、工效挂钩考核分值）。
（2）制度、职责：仓库安全制度；进出仓库管理制度；卷烟保管制度；配送制度等及岗位职责。
（七）完善工效挂钩制度
加强检查考核力度，全面推行层级检查和考评工作；紧紧围绕网建联动工作的各项指标任务，完善二级考核分配办法。对分局的考核项目为：卷烟销量、单箱销售额、名优烟销量、市场净化率；对配送中心的考核项目为：卷烟按时按量交付率。加强对“三员”的考核力度，尤其是要把把成功率作为访销员考核的指标。 资料来源：——广州市烟草专卖局2002年4月、7月发文 |